Planera en klassresa som går att genomföra

Börja med ramarna

Ta reda på vilka aktiviteter barnen är intresserade av och vad föräldragruppen kan genomföra. En dagsutflykt, en övernattning och en längre resa kräver olika mycket tid, pengar och vuxennärvaro.

Klargör vem som arrangerar resan: skolan eller föräldrarna. Prata med skolan om det är en skolaktivitet. Då behöver ni utgå från skolans ansvar och regler, även när föräldrar hjälper till.

• Ungefärligt datum och antal barn samt medföljande vuxna.
• Två eller tre aktivitetsalternativ med olika kostnadsnivå.
• Behov av transport, mat, tillgänglighet och övernattning.
• Vem som kan samordna, boka och följa med.

Räkna på hela resan

Skilj på kostnader per person och kostnader för hela gruppen. En buss kan kosta lika mycket oavsett om 22 eller 25 barn följer med, medan inträden och måltider ofta förändras med deltagarantalet. Räkna även med vuxnas kostnader.

Exempel: för 24 deltagare blir 250 kr per person i inträde och mat 6 000 kr. Med en buss för 3 000 kr och 1 000 kr i reserv blir budgeten 10 000 kr. Har ni 2 000 kr avsatta och 1 000 kr i annan bekräftad finansiering återstår 7 000 kr att ordna. Beloppen är ett räkneexempel, inte aktuella leverantörspriser.

• Kontrollera vad som ingår i offerterna och hur länge priserna gäller.
• Ta med bokningsavgifter, vuxenbiljetter och en bestämd reserv.
• Räkna bara av pengar som faktiskt finns eller är bekräftade.
• Skriv upp sista bokningsdag och villkor för avbokning.

Bestäm finansieringen före beställningen

Be föräldrarna ta ställning till förslaget: aktivitet, budget, tidsåtgång och hur pengarna ska samlas in. Om ni väljer försäljning behöver någon ha tid för beställning, utdelning och ekonomisk avstämning. Förtjänsten per vara är bara en del av arbetet.

Försäljningsexempel: 7 000 kr återstår och förtjänsten är 50 kr per produkt. Då behövs totalt 140 sålda produkter. Det säger inget om vad varje familj ska sälja; hur arbetet fördelas behöver ni komma överens om.

• Bestäm vem som tar fram och delar förslaget.
• Ge ett sista datum för svar och återkoppla vad som ändrats.
• Bestäm vad ni gör om insamlingen inte räcker: ändrar resan, skjuter upp eller väljer något annat.
• Boka först när ni vet vilken budget och vilka villkor som är godkända.

Lämna kvar ett tydligt underlag

Samla bekräftelser, kvitton och betalningar på samma ställe. Efter resan stämmer den ekonomiansvariga av budgeten mot vad den faktiskt kostade och visar resultatet för gruppen.

Om pengar blir över, följ det ni har kommit överens om eller ta ett nytt beslut. Skriv även ned sådant som nästa föräldragrupp kan ha nytta av: vem ni bokade genom, vad som tog tid och vilka kostnader som saknades i första budgeten.