GRATIS KASSABOK
Se vad som kommit in, gått ut och finns kvar.
Samla klassens eller lagets inkomster, utgifter och kvitton på samma plats. Då blir det enklare att följa planen, stämma av kassan och lämna över till nästa ansvarig.
Gratis för klasser och lag.
EN KASSABOK I PRAKTIKEN
Varje betalning får en tydlig plats.
Skriv in datum, belopp, kategori och vad händelsen gäller. Bifoga ett kvitto eller annat underlag där det finns. Saldot visar summan av det ni registrerat och behöver stämmas av mot pengarna utanför tjänsten.
| Datum | Händelse | Inkomst | Utgift | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 1 september | Saldo från tidigare period | 2 400 kr | — | 2 400 kr |
| 25 september | Kundbetalningar för försäljning | 18 000 kr | — | 20 400 kr |
| 28 september | Betalning till leverantören | — | 10 800 kr | 9 600 kr |
| 2 oktober | Fika till gruppens aktivitet | — | 450 kr | 9 150 kr |
| Kvar i kassan enligt registrerade händelser | 9 150 kr | |||
Alla belopp är exempel. Försäljningen gav 7 200 kr efter leverantörens faktura. Fikat kostade 450 kr.
Utforska kassaboken i exempelgruppenUnderlag som går att förstå även i efterhand.
- Kvitton tillsammans med händelsen
- Bifoga PDF, JPG eller PNG när ni registrerar en inkomst eller utgift. Kassans ansvariga kan hitta underlaget där pengarna följs upp.
- Rättelser med spårbarhet
- Har en post blivit fel? Gör en rättelse med en motpost. Den ursprungliga händelsen finns kvar, så att det går att följa vad som ändrats.
- Export när ni behöver den
- Exportera kassaboken till CSV för att arbeta vidare i ett kalkylblad eller lämna underlag enligt gruppens eller föreningens rutiner.
Kassaboken håller ordning på uppgifterna
Sammanlagt förvarar inga pengar och genomför inga betalningar. Ni använder ert befintliga sätt att betala och registrerar sedan händelserna i tjänsten.
Det finns ingen automatisk bankkoppling. Kassabokens saldo är därför korrekt först när alla relevanta in- och utbetalningar är registrerade och kontrollerade.
Om leverantören tar betalt direkt: registrera den förtjänst som faktiskt betalas ut till er. Lägg inte samtidigt in en fiktiv kundbetalning och leverantörsfaktura. Följ pengarnas verkliga väg.
EN ENKEL RUTIN
Stäm av efter varje insamling eller aktivitet.
Samla betalningarna
Ta fram kontoutdrag, betalningsunderlag och kvitton för perioden ni ska kontrollera.
Kontrollera kassaboken
Se att varje in- och utbetalning finns med en gång, med rätt belopp och en begriplig beskrivning.
Jämför saldot
Kontrollera kassabokens saldo mot det som faktiskt finns i kassan. Utred saknade eller dubbla poster innan ni planerar nya utgifter.
Följ upp mot planen
Stäm av vad aktiviteten kostade eller försäljningen gav. Uppdatera gruppen och kontrollera hur långt det är kvar till nästa mål.
Planen förklarar vad pengarna får användas till.
Kassaboken visar vad som har hänt. Planen beskriver vad ni kommit överens om: vilka aktiviteter ni finansierar, vem som får besluta om inköp och hur ett överskott ska hanteras.
Om ni vill följa belopp separat finns intern märkning i kassaboken. Det kan användas för den uppföljning gruppen valt, men ersätter inte en överenskommelse om hur pengarna får användas.
Skriv en överenskommelse om kassanNär någon annan tar över behöver saldo, underlag och ansvar följa med. Använd vår checklista för att lämna över kassan.
Vanliga frågor
Är kassaboken gratis?
Ja. Kassaboken ingår tillsammans med planering, undersökningar och gruppadministration. Det kostar inget för klassen eller laget att använda Sammanlagt.
Kan vi börja med en kassa som redan har pengar?
Ja. Kontrollera det befintliga saldot vid ett bestämt datum och registrera det som en tydligt beskriven inkomstpost. Fortsätt sedan med de nya händelserna. Registrera inte samtidigt de gamla inkomsterna och utgifterna igen, eftersom saldot då blir dubbelt.
Vem får registrera och ändra uppgifter?
Gruppens ägare tilldelar behörigheter. Kassans ansvariga kan registrera händelser och göra rättelser. Övriga gruppmedlemmar kan följa gruppens sammanfattade ekonomi; detaljer och kvitton är tillgängliga för de ansvariga.
Ingår betalning, bankkonto eller automatisk avstämning?
Nej. Betalningar och pengar hanteras utanför Sammanlagt. Kassaboken är ert stöd för att registrera, följa och kontrollera händelserna.
Kan vi använda CSV-exporten i Excel?
Ja. Exporten är en CSV-fil med kassabokens händelser, inklusive rättelser. Den kan öppnas i exempelvis Excel eller andra kalkylprogram. Bifogade kvitton följer inte med som filer i CSV-exporten.
Håll ihop planen och pengarna.
Skapa en grupp och samla kassabok, underlag och beslut på samma plats. Gratis för klasser och lag.