Skicka ut frågorna före mötet
Berätta vad ni vill diskutera och hur den som inte kan komma kan lämna synpunkter. Första mötet behöver inte sluta med en färdig försäljningsplan. Ett användbart resultat kan vara att ni har valt vilka alternativ som ska undersökas och vilka som gör det.
Skilj på idéer, förslag och beslut i anteckningarna. Att någon nämner en resa eller leverantör betyder inte att gruppen har valt den.
- Vill vi samla till en viss aktivitet eller ha en kassa över tid?
- Vilka aktiviteter och ungefärliga belopp vill vi undersöka?
- Finns det tidigare pengar, överenskommelser eller ansvariga att utgå från?
Diskutera hur insamlingen kan fungera
Prata om vilket arbete varje alternativ innebär. Försäljning kan kräva att någon tar emot en leverans och stämmer av betalningar. Ett evenemang kan kräva många personer samma dag. En direkt inbetalning ställer andra krav på familjernas ekonomi.
Om någon föreslår att kunna betala i stället för att sälja, behöver förslaget beskriva beloppet, vart pengarna går och hur aktiviteterna finansieras. Bestäm först om det är ett alternativ som ni vill utreda.
- Vilka sätt att samla pengar kan fungera för gruppen?
- Hur ofta vill vi göra en insamling och under hur lång period?
- Vad behöver en familj kunna välja mellan?
- Vilka praktiska uppgifter behövs, och vilka kan ta dem?
Ta ställning till pengarna och ansvaret
Ett insamlingsmål räcker inte som överenskommelse. Gruppen behöver också veta vad pengarna får användas till, hur inköp godkänns och hur ekonomin visas.
Om ni överväger uppföljning per barn, reda ut vad den ska betyda i praktiken. Ska det bara visa insamlade belopp eller påverka hur en aktivitet betalas? Undvik att använda ord som ”egen budget” utan att beskriva konsekvenserna.
- Ska pengarna följas gemensamt, per aktivitet eller även per barn?
- Vilka utgifter ska kassan täcka, exempelvis resor, mat eller ledarkostnader?
- Vem får godkänna en budget och vem får göra inköp inom den?
- Hur hanteras barn som börjar eller slutar, inställda aktiviteter och pengar som blir över?
- Vem sköter kassan, vem följer upp och hur ofta får gruppen en sammanställning?
Avsluta med ett tydligt nästa steg
Utse en liten arbetsgrupp som sammanfattar önskemålen och tar fram ett konkret förslag. Ange när det kommer, hur föräldrarna lämnar synpunkter och hur ni fattar det slutliga beslutet.
Skicka sedan mötesanteckningarna till hela gruppen. Markera vad ni redan har beslutat, vad som fortfarande är öppet och vem som ansvarar för nästa uppgift.
- Ansvariga och kontaktväg.
- Datum för färdigt förslag och sista dag för återkoppling.
- Hur gruppens beslut dokumenteras och delas.
Ta med underlaget till gruppen
Fyll i mallen med era egna uppgifter och dela den med de andra föräldrarna.