Börja med vad överenskommelsen gäller
Ange grupp, period och vilka aktiviteter eller typer av utgifter planen omfattar. Beskriv även vem som arrangerar aktiviteterna och vem som ansvarar för pengarna.
Mallen är ett underlag för gruppens planering, inte ett juridiskt avtal eller ett besked om vem som äger pengarna. En omröstning ersätter inte skolans eller föreningens regler. Stäm av upplägget med skolan eller föreningen när verksamheten hör dit.
- Gruppens namn och vilken period planen gäller.
- Mål, ungefärlig budget och vad som ingår.
- Vilka befintliga regler eller beslut ni behöver utgå från.
Beskriv insamling och fördelning med vanliga ord
Skriv vad ni faktiskt tänker göra, hur ofta och vem som samordnar. Om familjer kan välja olika sätt att bidra behöver alternativen beskrivas. Var tydlig med vad som är ett önskemål, ett räkneexempel och ett beslut.
Väljer ni att följa pengar per barn, beskriv vad uppföljningen används till och hur den påverkar en aktivitet. Ett belopp i en sammanställning är inte i sig ett besked om rätt till utbetalning.
- Gemensam uppföljning, aktivitet för aktivitet eller även per barn.
- Hur insamlingen går till och hur arbetet fördelas.
- Eventuell betalning i stället för försäljning och hur den används.
- Vad som händer om en insamling ger mindre eller mer än beräknat.
Förklara vem som får använda pengarna
Skilj på att besluta om en aktivitet och att göra de inköp som behövs. Ni kan till exempel först godkänna ett belopp för hela utflykten och sedan låta en ansvarig boka inom det beloppet. Ett annat upplägg är att gruppen godkänner varje beställning. Skriv vilket ni väljer.
Beskriv också vem som kontrollerar betalningar, sparar underlag och visar hur kassan utvecklas. Om en ansvarig har en koppling till en leverantör bör ni ha ett överenskommet sätt att hantera beslutet.
- Tillåtna utgifter och vilka som behöver ett nytt beslut.
- Hur budget och inköp godkänns, med belopp om ni använder gränser.
- Vem som registrerar och vem som följer upp ekonomin.
- Hur och när gruppen får ekonomiska sammanställningar.
Skriv även om det som kan förändras
Det är lättare att diskutera förändringar innan de uppstår. Beskriv hur ni tar ställning när barn börjar eller slutar, en aktivitet ställs in eller gruppen avslutar sin verksamhet.
Dela ett utkast med föräldrarna och ge möjlighet att kommentera. Spara den slutliga versionen med datum, hur beslutet fattades och när ni ska se över den igen.
- Barn som börjar senare och barn som lämnar gruppen.
- Inställda aktiviteter och pengar som återstår när gruppen upphör.
- Byte av ansvariga och överlämning av underlag.
- Datum, beslutssätt och nästa översyn.
Ta med underlaget till gruppen
Fyll i mallen med era egna uppgifter och dela den med de andra föräldrarna.