Bestäm en avstämningsdag
Välj ett datum som överlämningen utgår från. Den som lämnar över och den som tar över går igenom läget tillsammans, så att båda vet vilka poster som hör till tiden före respektive efter överlämningen.
Ta fram gruppens senaste plan eller överenskommelse. Den nya ansvariga behöver känna till både saldot och vad gruppen har beslutat att pengarna ska användas till.
- Datum för avstämning och vilka som deltar.
- Senaste överenskommelsen, budgetar och fattade beslut.
- Kontaktuppgifter till ansvariga och kontaktperson i föreningen om det gäller ett lag.
Stäm av kassaboken mot pengarna
Jämför bokförda in- och utbetalningar med kontoutdrag och eventuell kontantkassa. Dokumentera skillnader och vem som utreder dem innan ni sätter punkt för överlämningen.
Skilj på pengar som finns och pengar som väntas komma in. En obetald försäljning är inte tillgängliga pengar, och en kommande faktura behöver synas även om den ännu inte har betalats.
- Saldo på konto och eventuella kontanter per avstämningsdagen.
- Kvitton, fakturor och andra underlag till registrerade poster.
- Obetalda beställningar, utlägg och leverantörsfakturor.
- Bokade aktiviteter och andra beslutade kostnader.
- Eventuell uppföljning per barn eller aktivitet, enligt gruppens upplägg.
Flytta ansvaret och kontrollera åtkomsten
Gå igenom bank, betalningslösning, leverantörskonton och Sammanlagt var för sig. Ett byte av ansvarig i portalen ändrar inte behörigheten hos banken eller någon annan tjänst.
Bjud in den nya ansvariga med ett eget konto och kontrollera att rätt åtkomst fungerar. Lämna inte över ett personligt lösenord. Följ bankens och föreningens rutiner för de delar som finns där.
- Rätt ägare och ansvariga i Sammanlagt.
- Kontaktperson och behörigheter hos bank och leverantörer.
- Var kvitton, beslut och äldre underlag finns.
- När tidigare ansvarigas åtkomst ska tas bort.
Avsluta med en gemensam sammanfattning
Skriv ned saldot, vad som återstår att göra och vem som tar hand om varje öppen fråga. Bekräfta tillsammans att materialet och åtkomsten har gåtts igenom.
Informera gruppen om vem som tar över och från vilket datum. Behåll underlagen enligt de regler och rutiner som gäller för er verksamhet; överlämningen är inte ett skäl att radera historiken.
- Bekräftat saldo samt lista över eventuella avvikelser.
- Öppna uppgifter med ansvarig och datum.
- Vem gruppen ska kontakta framöver.
Ta med underlaget till gruppen
Fyll i mallen med era egna uppgifter och dela den med de andra föräldrarna.